Een persbericht is de eerste stap bij het annuleren van een festival. Soms staat erin dat het niet door kan gaan vanwege geldgebrek, soms vanwege het weer, en soms omdat de afzegging van een headliner de kaartverkoop heeft belemmerd. De persberichten worden zorgvuldig opgesteld. Wat echter ontbreekt, is de lijst met personen voor wie het nieuws direct leidt tot een verlies aan verwachte inkomsten.
Festivals zijn geen eendaagse evenementen. Ze worden over meerdere weken opgebouwd, inclusief de levering van apparatuur, de opbouw van podia, het trekken van kabels, de installatie van generatoren en het plaatsen van hekken. Mensen met tijdelijke contracten, projectbetalingen of freelance-overeenkomsten die gekoppeld zijn aan de uitvoering, verrichten al dat werk. Werkroosters voor podiumbouwers, lichtontwerpers en geluidstechnici worden maanden van tevoren gepland. Twee weken voor aanvang betekent een annulering niet dat ze andere regelingen zullen treffen. Het betekent dat ze het inkomstenverlies niet kunnen compenseren.
Vergelijkbare contracten worden gebruikt door beveiligingsbedrijven. Een groot festival kan vijftig tot honderd diensten vereisen van een middelgroot beveiligingsbedrijf, verdeeld over de opbouwdagen en het evenement zelf. Personeel was gereserveerd, bepaalde diensten waren ingepland en soms werden ze vooraf betaald. Hoeveel van de contractwaarde er daadwerkelijk wordt uitgekeerd bij een late annulering, hangt af van de omstandigheden en de organisator. Dit geldt ook voor vervoerders met ingeplande tijdelijke voertuigen, medische teams en schoonmaakbedrijven.
De horecasector in de buurt van een festivalterrein voelt de impact, ook al wordt deze van een iets grotere afstand opgevangen. Hotels die volledig volgeboekt waren voor het festivalweekend, zitten ineens met lege kamers en overbodige tijdelijke medewerkers. Restaurants die extra personeel hadden aangenomen en voorraden hadden ingeslagen voor de verwachte drukte, ontdekken een dag voor de opening dat hun keukens te groot zijn om de verwachte vraag aan te kunnen. Eigenaren van foodtrucks die speciaal voor het evenement waren gereserveerd, zijn verantwoordelijk voor zowel de productiekosten van de eerder aangeschafte voorraad als de gederfde inkomsten.
Dit is geen theorie, zoals de pandemie heeft aangetoond. Een aanzienlijk deel van de beroepsbevolking in de evenementenbranche is fundamenteel afhankelijk van de opbrengst van vele grote festivals per jaar, wat de sector na twee jaar zonder festivals duidelijk is geworden. Er zijn geen andere inkomstenbronnen om het verlies van dergelijke festivals te compenseren. Een groot aantal vertrok naar andere sectoren. Een paar zijn niet meer teruggekeerd.
Het verlies van ervaren werknemers is de schade op de lange termijn, die naar schatting minder groot is dan de directe economische verliezen. Wanneer een lichtontwerper met vijftien jaar festivalervaring overstapt naar de bouwsector, vindt hij het lastig om zijn expertise te delen. Wanneer het aanbod weer op gang komt, heroverweegt een productiecoördinator die een langlopend contract bij een technisch bedrijf heeft bemachtigd de festivalwereld en blijkt de onzekerheid niet per se prettig te vinden. Pas wanneer de sector beseft dat de mensen die het werk deden er niet meer zijn, zal de leegloop van geschoolde arbeidskrachten duidelijk worden.
