Een festivalverbod op vrijdag is geen beslissing die een gemeente lichtvaardig neemt. De beslissing wordt doorgaans pas genomen nadat meteorologen en de veiligheidsdiensten weersontwikkelingen hebben geanalyseerd die te gevaarlijk zijn om te negeren, zoals naderende onweersbuien die de festivallocatie in een mate naderen die geen veilige marge meer biedt, windstoten die de stabiliteit van de podiumconstructies in gevaar brengen, of een hittegolf die gezondheidsproblemen kan veroorzaken voor duizenden mensen in een openluchtgebied. Dit betekende een moeilijke keuze voor Festival TREK in het Amstelpark: het evenement werd op vrijdag afgelast voordat de eerste bezoekers het terrein konden betreden.
Een dergelijke annulering heeft een onmiddellijke en totale financiële impact. Alle kaartverkoop voor die specifieke dag is niet langer winstgevend, en voor een festival als TREK betekent dit een aanzienlijk aantal bezoekers die bewust voor vrijdag hadden gekozen. Zonder de inkomsten die ze hadden moeten genereren, zien foodtrucks en cateringbedrijven die personeel hadden ingepland en voorraden hadden ingekocht voor die dag hun investering verdwijnen. Dat is een direct, onomkeerbaar verlies in plaats van een verschuiving van inkomsten naar een andere dag.
De volgende taak van de organisatie is om in korte tijd twee dingen tegelijk te regelen: communiceren met gasten die al tickets hebben gekocht en de logistieke aspecten van het verbod afhandelen. Podia, tenten en geluidsapparatuur moeten snel worden afgebroken of vastgezet, vaak onder tijdsdruk vanwege het verslechterende weer. Bij windstoten kan een podium dat niet tijdig is vastgezet of afgebroken een gevaar vormen voor de openbare veiligheid. Deze taak moet van tevoren worden uitgevoerd; het kan niet wachten tot de storm voorbij is.
Het vereist een bepaalde snelheid om met gasten te communiceren. Mensen die al vertrokken zijn, een vrije dag hebben genomen of plannen hebben gemaakt met vrienden, moeten zo snel mogelijk weten of ze hun geld terugkrijgen, of hun tickets nog geldig zijn voor een andere dag en hoe ze deze informatie kunnen vinden. Festivalorganisaties die dit effectief aanpakken, behouden het vertrouwen van het publiek voor het volgende jaar. Lang nadat het weer is opgeklaard, lijden organisaties die traag of onduidelijk communiceren reputatieschade.
De onzekerheid die doorgaans aan deze beslissing voorafgaat, maakt het extra pijnlijk. Hoewel de weersvoorspellingen voor onweersbuien, hittegolven en windstoten de laatste tijd verbeterd zijn, zijn ze nog steeds niet perfect. Wanneer een gemeente donderdagavond besluit dat het vrijdag onveilig is, doet ze dat op basis van de best beschikbare informatie op dat moment, ook al weet ze dat het weer uiteindelijk milder kan zijn dan verwacht en dat de annulering wellicht te voorzichtig is. In plaats van het alternatief – een festival dat wel doorgaat, maar waar het toch misgaat – nemen gemeenten en organisatoren liever dat risico.
Dit herinnert Festival TREK eraan hoe kwetsbaar de huidige evenementenkalender is voor een steeds onzekerder klimaat. Hoe goed de rest van de organisatie ook voorbereid is, één enkele weerswaarschuwing kan een hele festivaldag verpesten. De vraag die nog steeds beantwoord moet worden, is hoe festivals hun economische modellen aanpassen aan een realiteit waarin een enkele vrijdag zomaar kan verdwijnen, in plaats van of dit opnieuw zou kunnen gebeuren, wat nu zeker lijkt.
